平賀運送株式会社

車楽クラウド導入前

導入前の課題についてお聞かせください

取引先から請求書がなかなか届かないと毎月電話があり、その応対に手間がかかっていました。
郵便料金の値上げも予定されており、請求業務に関わるコスト増加の懸念がありました。
また、データ分析のために車両の運行データや請求データを管理するために、以前使用していた車楽ver7では対応OSが古く、他のサービスとの兼ね合いが悪くなっていたという課題もありました。
従業員のデジタルへの苦手意識も強く、機能を十分に使いこなすことができていないことも問題となっており、旧システムのマスタの管理が徹底できておらず、また前任者も退職し、どういう状態なのかがわからないブラックボックス化となっていました。

導入のきっかけは何ですか？

【車楽クラウド導入時】
IT導入補助金と一緒に車楽クラウドの導入提案があり、導入を検討することになりました。

【エアレポ連携導入時】
請求書の電子配信システムを探しているタイミングで、オーユーシステムの営業担当より提案があり、車楽クラウドのエアレポ連携の導入を検討することになりました。

車楽クラウド導入の決め手はありましたか？

【車楽クラウド導入時】
使用していた車楽ver.7の更新を考えていたのと、IT導入補助金を利用することができ、IT導入補助金申請についてもオーユーシステムからサポートを受けることができるため、導入を決定しました。

【エアレポ連携導入時】
料金の安さと、車楽クラウドから直接請求書を配信できることで、業務効率化に繋がると考え、導入を決定しました。

車楽クラウド導入後

実際に導入して、効果は感じられていますか？

【車楽クラウド】
クラウドになった分、PCは自由が利くようになりました。
なにかあったときはサポート担当者が助けてくれるので、特に問題なく運用できています。
従業員も新しいシステムになったことで意識に変化があり、デジタルへの苦手意識が若干緩和されたようです。
データもCSV出力ができるので、給与ソフト・運行管理ソフトなどとの連携も楽に行えています。

【エアレポ連携】
すでに60社ほどの取引先が電子配信に協力いただいています。
郵送件数が減少し、未着の問い合わせが減ったので、請求書の発送にかかわる業務時間やコストが減少しています。

導入時に困ったことなどありましたか？

【車楽クラウド】
PC操作に苦手な社員もいるため、システム移行当初は慣れるまでに時間がかかることもありましたが、サポート担当の方に説明していただきながら、現在は問題なく利用することができています。
サイト上にヘルプページがあると理解しやすいと思うので、導入を検討してもらえると助かります。
現在は配車管理業務も軌道に乗ってきており、システム化によって大幅な効率アップに繋がりました。

【エアレポ連携】
こちらについても慣れるまではサポート担当の方に説明をいただいて、現在は前述の通り、60社ほどの取引先が電子配信に協力をいただけるまでになりました。
本稼働前は自社のメールアドレスを使ってテストするなどしてからお客様に送付することで、大きなトラブルもなく、導入によって作業効率も改善しています。

最後に、今後の展望を聞かせください。

2024年問題もあり、運送業界でも大きな変化がおきている昨今において、より安定した経営を達成するために、今後はより社内のデジタル化とバックオフィス業務の効率化をはかり、データの分析を経営に役立て、変化に柔軟に対応できる企業へと成長していきたいと考えております。

インタビューのご協力ありがとうございました。

文書自動配信サービスのエアレポ連携では請求書の発送に関する業務効率化を行うことができているとご報告を頂いております。ヘルプや操作説明などについては、現在準備中の内容もございますので、導入時にスムーズにご利用いただけるような取り組みを進めてまいります。
お困りごとなどありましたら、弊社サポートまでお気軽にお問合せください。今後ともよろしくお願いします。